Come stiamo lavorando?

 

Quando si lavora in gruppo, quando ci si riunisce per analizzare problemi e prendere decisioni, ci si accontenta di aver raggiunto, quando accade, un buon risultato. Il solo parametro su cui ci si concentra è l’aver deciso oppure no, l’aver avuto idee efficaci oppure no.

Questo è un parametro certamente importante, tuttavia occorre tener conto anche del metodo che si è seguito, delle dinamiche di comunicazione che si sono create, del clima che si è instaurato e di tutti quegli altri fattori che, anche in futuro, garantiranno l’efficacia degli incontri.

 

Quella che segue vuole essere una check list di autoanalisi del lavoro di gruppo. Ma un gruppo è fatto di persone, non è un’entità astratta. Le domande che seguono sono dunque rivolte in prima battuta a chi ha responsabilità di conduzione e in secondo luogo ad ogni singolo partecipante.

 

Si tratta cioè di fare il punto, almeno ogni tanto, sui processi che abitualmente si seguono.

L’obiettivo è quello di acquisire consapevolezza sul modo in cui si lavora, in maniera tale che questi processi possano essere migliorati là dove è necessario.

 

Quella che segue vuole essere una check list di autoanalisi del lavoro di gruppo. Ma un gruppo è fatto di persone, non è un’entità astratta.

Le domande che seguono sono dunque rivolte in prima battuta a chi ha responsabilità di conduzione e in secondo luogo ad ogni singolo partecipante.

 

I comportamenti del gruppo non sono altro che il risultato dei comportamenti di ogni singola persona. Attraverso le domande che ognuno si pone e le risposte che onestamente può dare, vengono messi in evidenza i punti di forza e le aree di miglioramento del suo modo di lavorare, che si rifletterà nel modo di lavorare del gruppo.

 

1.

Prima di partire, abbiamo deciso che metodo seguire, come procedere?

Questa potrebbe sembrare una inutile perdita di tempo, ma per renderci conto che così non è, basterebbe ricordarci di quanto tempo abbiamo perso le volte in cui ci siamo persi in interminabili discussioni, siamo andati fuori tema e abbiamo poi dovuto fare marcia indietro e ricominciare daccapo dopo aver deciso come procedere.

Abbiamo nominato un moderatore?

Questa figura non è sempre necessaria, ma talvolta è utile, soprattutto quando il gruppo di lavoro è piuttosto numeroso e si prevede che il dibattito possa essere ricco di proposte e un po’ movimentato.

 

2.

Gli obiettivi dell’incontro erano chiari?

Non succede molto spesso, ma talvolta le persone cominciano a lavorare senza avere un’idea precisa di ciò che ci si attende dall’incontro e, di riflesso, da loro in termini di contributo.

In questo caso, non solo l’efficacia dell’incontro ne risente pesantemente, ma la stessa energia subisce una consistente flessione.

 

3.

Vi è stata partecipazione attiva da parte di tutti?

Che cosa è stato fatto, da parte del moderatore o di altri componenti del gruppo, per coinvolgere chi partecipava meno?

Qualcuno si è sentito escluso?

 

4.

Chi, al di là del ruolo, ha assunto la guida?

Se questo è accaduto, in che modo si è manifestato?

Si è trattato di un fatto positivo o negativo? Ha limitato o ha favorito il confronto?

Il gruppo ha accettato o ha subìto questa leadership spontanea?

 

5.

Ci sono state discussioni tendenti a far prevalere punti di vista marginali anziché concentrarsi sulla sostanza del problema?

Qualcuno ha bloccato o tentato di bloccare l’azione del gruppo perché si svolgeva in modo diverso da quello che lui desiderava?

 

6.

Ci sono state da parte di alcuni interruzioni verso chi stava parlando?

In un lavoro di gruppo, astenersi dall’interrompere può risultare difficile, soprattutto per chi crede di avere qualcosa da dire che sia più importante di quello che possono dire gli altri. In ogni caso, ascoltare senza interrompere è una della chiavi dell’efficacia del lavoro in team.

Quale è stato il livello di ascolto reciproco nel gruppo da 1 a 10?

 

7.

I partecipanti si sono espressi in modo sintetico?

Alcuni hanno occupato troppo del tempo disponibile?

Ci si è dilungati nell’esporre concetti che potevano essere espressi in un tempo molto più breve, con indiscutibile vantaggio della chiarezza?

 

Parlare molto è una tentazione piuttosto ricorrente. Si sente il bisogno di specificare, di sottolineare, di ridefinire, di ampliare il concetto.

Operazioni in larga parte inutili, che in genere recano danno alla chiarezza e fanno perdere tempo.

 

8.

Come sono state accolte le idee?

Si è cercato di individuarne gli aspetti positivi e utili per far progredire il gruppo verso le soluzione, oppure il comportamento prevalente è stato quello della demolizione?

Le buone idee sono state valorizzate dal moderatore e dai partecipanti? In che modo?

 

9.

In che modo sono state respinte le idee che non potevano essere accettate?

Come sono state accolte le critiche? Qualcuno si è arroccato su posizioni difensive?

 

10.

Qualcuno è apparso disinteressato, distratto, passivo?

Qualcuno ha cercato di comprenderne i motivi? In che modo si è cercato di coinvolgerlo?

 

11.

C’è stata conflittualità tra i partecipanti?

Come si è manifestata? Come è stata gestita?

 

12.

Sono state poste domande a chi stava parlando?

Porre domande è segno di interesse. Quando non ve ne sono, le ipotesi sono due: o è tutto molto chiaro, o il livello di interesse è scarso.

 

13.

Abbiamo avuto l’impressione che l’accordo sia arrivato troppo in fretta?

Quando ciò accade, può essere dovuto alla eccessiva acquiescenza del gruppo nei confronti di un leader particolarmente carismatico, oppure allo scarso interesse del gruppo verso la questione in gioco, o ancora alla sottovalutazione della stessa.

 

14.

C’è stata la sensazione che qualcuno avesse timore ad esprimere il suo punto di vista?

Eventuali dissensi verso gli orientamenti della maggior parte dei componenti del gruppo sono stati espressi con sufficiente tranquillità?

 

15.

Con quale o quali sostantivi potremmo descrivere l’atmosfera che si è creata?

Tensione, gioco, pigrizia, soddisfazione, irritazione, timore, riserbo, collaborazione, competitività, conflitto, confronto leale, franchezza, simulazione, fiducia…

 

16.

Ci sono state discussioni a due?

Piccole riunioni dentro la riunione? Con che effetto?

 

17.

Con quali aggettivi potremmo descrivere la conduzione del moderatore?

Blanda, assertiva, permissiva, impositiva, remissiva, incoraggiante, motivante…

Quali sono state le azioni più efficaci che ha compiuto?

 

18.

Che cosa abbiamo imparato di utile per il prossimo incontro?

 

Non lasciamo che il nostro modo di lavorare in gruppo sia dettato unicamente dall’ispirazione del momento, dalle nostre abitudini.

Non accontentiamoci di un buon risultato.

Andiamo a vedere come è stato raggiunto e che cosa  dal punto di vista dei comportamenti,  è ancora possibile migliorare.

 

Ora abbiamo un metodo che ci può aiutare ad essere sempre più efficaci nell’azione e nella valutazione.

 

 

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