VERSO IL KNOWLEDGE MANAGEMENT
Il Knowledge Management (KM), letteralmente la gestione della conoscenza, è una disciplina che stenta ancora ad affermarsi tra le piccole e medie imprese (PMI) italiane. Eppure le case history, non solo quelle straniere, dimostrano che se ben utilizzata può diventare una potente arma di competizione! Come mai allora, questa diffidenza da parte di molte delle imprese nostrane? Crisi a parte, i motivi sono principalmente culturali. Ma andiamo con ordine.
Di cosa si tratta esattamente?
Gestire la conoscenza all'interno di un'organizzazione moderna significa utilizzare strumenti informatici capaci di catturarla, organizzarla, classificarla e distribuirla in modo funzionale agli obiettivi comuni. Non si tratta di semplici sistemi di archiviazione, ma di strumenti pensati per soddisfare i bisogni sociali, organizzativi e accademici dei loro utenti. Ci sono software che possono essere specificamente utilizzati a questo scopo, generalmente basati su protocolli Internet e tecnologie web. Permettono di ottimizzare le decisioni e i flussi di lavoro, aumentano la produttività delle persone, evitano la duplicazione dei lavori, creano nuovi spazi virtuali in cui le persone possono condividere dati, documenti, informazioni, idee e risorse, capitalizzando conoscenze e competenze individuali, e creando così nuovo valore per l'azienda e i suoi clienti.
Basi culturali del Knowledge Management.
L'errore più comune è pensare che il Knowledge Management sia una questione legata a fattori puramente tecnologici. Ma le tecnologie sono destinate a fallire, se le persone che dovrebbero utilizzarle non ne comprendono l'utilità, o se non sono sufficientemente motivate e abituate a utilizzarle professionalmente. Nel caso del Knowledge Management, ciò che veramente conta è soprattutto la volontà delle persone di considerare la conoscenza come un asset da condividere all'interno dell'organizzazione in cui operano. Questa volontà non nasce dal nulla, ma si sviluppa gradualmente e deve essere coltivata con atti concreti della dirigenza, prima ancora di mettere in cantiere un qualsiasi progetto di Knowledge Management.
Generalmente, la cultura del Knowledge Management si può dire che nasca e si diffonda in azienda con l'introduzione e l'utilizzo quotidiano e intensivo delle reti locali, dei file server, della posta elettronica, dei siti intranet: tutti strumenti che ancora oggi non è affatto scontato trovare in tutte le nostre PMI e che, soprattutto, non è scontato vedere ben utilizzati! Se ci pensate, il Knowledge Management può anche essere considerato a buon diritto l'attività cardine di qualsiasi serio progetto di e-business. Ed è paradossale che talvolta si varino progetti di commercio elettronico o di portali aziendali, senza prima avere maturato la necessaria consapevolezza di gruppo circa le best-practice del Knowledge Management.
Knowledge Management e portali aziendali.
L'area d'influenza del Knowledge Management può talvolta estendersi perfino ad alcune iniziative di web publishing: quando ad esempio si pubblicano contenuti particolari da tenere costantemente aggiornati, o quando attraverso il sito si ricevono dagli utenti una serie di informazioni utili che, in azienda, qualcuno dovrebbe poi vagliare e far fruttare (profili di clienti, curricula, segnalazioni, lamentele, richieste, ecc.) Non è raro, anzi, che qualche azienda un po' distratta scopra il Knowledge Management proprio in occasione della realizzazione del suo sito istituzionale.
In ogni caso, più il web diventerà importante per un'organizzazione o un'impresa, più si renderà necessario per essa adottare serie strategie di Knowledge Management. Occorre rendersene conto e preparare il terreno in modo naturale e progressivo.